Administrativ chefsassistent, visstid

IMY söker nu en chefsassistent som vill vara med och stötta chefer administrativt i myndighetens ledningsgrupp.

Arbetsuppgifter

Som chefsassistent på IMY har du ett arbete med stort eget ansvar i en miljö som befinner sig i ständig utveckling. Du arbetar huvudsakligen med att administrativt stödja myndighetens chefer i ledningsgruppen, men kan komma att stötta även andra chefer på myndigheten. Dina arbetsuppgifter kommer omfatta att utforma och hantera dokumentation och underlag till exempel till presentationer och inför beslut.  Du kommer även  stötta  chefer med planering, göra mindre inköp,  diarieföring, möteskoordinering samt mötesadministration. Som assistent kan du också komma att delta i arbetet med att utveckla och förbättra de administrativa processerna så att chefernas administrativa arbete effektiviseras och förenklas.

Du arbetar proaktivt och självständigt i hela arbetsflödet med uppföljning och kvalitetssäkring.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieexamen samt god erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, som exempelvis i rollen som assistent till ledningsgrupp eller GD. Du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom statlig myndighet, av arbete där flera olika administrativa arbetsuppgifter ska hanteras parallellt och har verkat i en roll som förutsätter många kontaktytor.

Du har goda IT-kunskaper och arbetar obehindrat med Office-paketet. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med diarieföring i diariesystem, gärna platina. 

Dina personliga egenskaper

Som person är du serviceorienterad, tillmötesgående och har ett positivt förhållningssätt. Du är ansvarstagande och noggrann och trivs i en roll med stor variation i arbetsuppgifter och arbetstempo. Du arbetar proaktivt och är van att lösa problem och själv göra prioriteringar beroende på hur arbetssituationen ser ut. Du är resultatinriktad, kvalitetsmedveten och håller tidplaner, även vid högre arbetsbelastning.

Du är van vid att arbeta självständigt, tar fram effektiva rutiner och driver ditt arbete framåt med stort engagemang även när förutsättningarna snabbt förändras. Du har lätt för att samarbeta med andra och trivs i en roll där du har ett stort kontaktnät. Du förstår värdet av förtroendefulla relationer och kommunicerar med andra på ett tydligt och samarbetsvänligt sätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i den här rekryteringen.

Tjänsten

Tjänsten är en visstidsanställning på 6 månader, med sysselsättningsgrad 60%. Tjänsten är placerad på avdelningen för verksamhetsstöd och du rapporterar till avdelningschefen, men du arbetar med att stötta chefer på hela myndigheten. Arbetet utgår från våra trevliga aktivitetsbaserade lokaler centralt i Stockholm. Resor i tjänsten kan förekomma.

Frågor om tjänsten

För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna

• Avdelningschef Jenny Sparby, 08-515 154 36
• HR-specialist Rebecca Svanedal, 08-657 61 05
• Facklig företrädare, Theodor Adolfsson, 08-657 61 13

Hur ansöker jag?

Sista dag för ansökan är den 19 mars 2025. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på imy.se/ledigajobb. Tjänstens referens IMY-2025-4965.

När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMY:s anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare.