Kan vi skicka lönespecifikationer via e-post om den anställda samtycker till det?
Nej. De anställda kan inte samtycka till otillräcklig säkerhet. Den personuppgiftsansvariga måste därför se till att vidta tillräckliga åtgärder för att uppfylla kraven på en lämplig säkerhetsnivå vid hantering av personuppgifter i e-post.
I lönespecifikationer kan det finnas känslig information som till exempel sjukfrånvaro (uppgifter om hälsa) eller facktillhörighet, men även integritetskänsliga uppgifter som personnummer och löneuppgifter.
IMY rekommenderar därför att överföring av anställdas känsliga och integritetskänsliga personuppgifter sker på säkrare sätt än via oskyddad e-post, till exempel via en portal eller liknande där anställda kan logga in för att se sin lönespecifikation eller att informationen krypteras. Om det saknas en tillräckligt säker digital kommunikationskanal, bör lönespecifikationer inte skickas digitalt då det alltid finns en risk för att andra än den avsedda mottagaren kan ta del av meddelandet.