Så arbetar vi med klagomål

Kontakta den du vill klaga på först

Innan du lämnar in ett klagomål till IMY behöver du oftast kontakta den som du tycker har behandlat dina personuppgifter fel. De har då möjlighet att svara på dina frågor och eventuellt ändra sin behandling av dina personuppgifter. Om ditt klagomål handlar om din rätt till tillgång av dina personuppgifter, rättelse eller radering av dina personuppgifter måste du alltid visa att du har skickat en begäran till den som behandlar dina personuppgifter. Först om de inte har svarat på din begäran inom en månad kan du lämna in ett klagomål till IMY. 

Skicka in ditt klagomål

Skriv:

• ditt namn och kontaktuppgifter
• vem du vill klaga på, till exempel ett företag eller en myndighet
• kortfattat vad som har hänt, när det har inträffat och varför du tycker att dina personuppgifter har behandlats fel.

Skicka med kommunikation som handlar om det du klagar på

Skicka också in den kommunikation du har haft med den du klagar på, både dina frågor och deras svar. Skicka bara med det som handlar om det du ska klaga på, du behöver inte skicka in övrig kommunikation som ni har haft.

Det du skickar in blir allmän handling och kan komma att begäras ut av andra

Tänk på att det du skickar till IMY blir allmänna handlingar och kan komma att begäras ut av andra. Lämna därför bara in nödvändiga handlingar eller uppgifter. Du kan exempelvis stryka över sådana uppgifter som saknar relevans för ärendet eller som du inte vill att IMY ska ta del av.

Om något saknas eller behöver förtydligas kan IMY be dig komplettera.

IMY undersöker ditt klagomål

IMY undersöker om ditt klagomål är komplett och om du har skickat in underlag som hjälper till att visa det du beskriver i klagomålet.

IMY bestämmer hur vi ska hantera ditt klagomål

Alternativ 1: Avsluta utan åtgärd

I många fall finns det inte skäl för IMY att vidta några åtgärder med anledning av ett klagomål. Det gäller till exempel om det du anger i din anmälan inte tydligt visar att något har gjorts fel enligt GDPR, eller om det saknas information i din anmälan. Samma sak också gäller om IMY bedömer att det inte är proportionerligt att vidta ytterligare åtgärder i ärendet, till exempel för att klagomålet framförallt gäller något annat än felaktig personuppgiftsbehandling eller för att IMY redan har hanterat ett tidigare klagomål från dig om samma sak.  

Detsamma gäller om du inte först har försökt att kontakta den som har behandlat dina uppgifter i de fall det krävs.

Alternativ 2: Skicka ett informationsbrev

Om vi bedömer att det du har beskrivit kan innebära att GDPR inte har följts skickar vi oftast ett brev till den som har behandlat dina uppgifter. Brevet förklarar vad klagomålet handlar om och vilka regler det är som gäller. Mottagaren av brevet förväntas att undersöka vad som har hänt och att rätta till eventuella fel. När brevet har skickats avslutas ärendet.

Alternativ 3: Starta en utredning

Om vi bedömer att det är lämpligt att utreda klagomålet vidare kan vi starta en utredning. Det innebär att:

• vi kontaktar den som klagomålet gäller och ber om deras syn på saken
• om vi hittar fel kan vi besluta om åtgärder, till exempel att den som behandlat uppgifterna måste ändra hur de behandlar dina personuppgifter eller uppfylla dina rättigheter (föreläggande)
• IMY kan även besluta om en varning (reprimand).

Beslut och avslut

• Du får ett meddelande när IMY fattar ett beslut. I vissa situationer meddelas också den som klagomålet gäller.
• Om du inte är nöjd med beslutet kan du överklaga beslutet till förvaltningsrätten.

Bra att veta

• Om ditt klagomål inte leder till utredning försöker IMY fatta beslut inom tre månader från att ärendet kom in.
• Om en utredning startar, försöker vi fatta beslut inom sex månader.
• Vi utreder inte alla klagomål, till exempel om det gäller en annan myndighets beslut som du kan överklaga på annat sätt.
• Om du klagar på en verksamhet i ett annat land i EU kan IMY skicka ditt klagomål till en myndighet i det landet som kommer att utreda ditt klagomål. IMY kommer att informera dig om vi skickar ditt klagomål till någon annan myndighet och om vad som händer i deras utredning. 

Om du vill lämna in ett klagomål kan du göra det via IMY:s e-tjänst.