När du som arbetsgivare använder positioneringsteknik, exempelvis platstjänster i mobilen eller GPS i fordon, behandlar du personuppgifter om dina medarbetare. Det innebär att du måste följa GDPR och hantera uppgifterna med respekt för medarbetarnas integritet.
I många branscher är det vanligt att använda positioneringsteknik, exempelvis genom att utrusta fordon med GPS. Det gäller till exempel godstransporter och budfirmor, där det finns tydliga behov av att planera och följa upp körningar.
Även verktyg, maskiner och annan utrustning som är stöldbegärlig kan utrustas med positioneringsteknik. Det kan vara både praktiskt och kostnadseffektivt att använda positioneringsteknik på detta sätt. Det kan bidra till ökad säkerhet, effektivare arbetsflöden och bättre möjligheter att få tillbaka förlorade eller stulna föremål.
Du får bara övervaka medarbetare med godkänt syfte
När en medarbetares position spåras i realtid behandlas personuppgifter. Hur personuppgifter får behandlas styrs av GDPR.
Det är tillåtet att använda positioneringsteknik på ett sätt som är motiverat av konkreta behov i verksamheten. Ett exempel är en digital körjournal som används för att rapportera till Skatteverket enligt deras krav.
Däremot får tekniken inte användas för att övervaka medarbetare i realtid på ett sätt som inte motiveras av ett konkret verksamhetsbehov. Att GDPR gäller betyder bland annat att du som arbetsgivare måste ha ett tydligt och lagligt syfte till varför du använder ett visst system, som till exempel GPS i fordon. Du måste alltid kunna visa att nyttan med positioneringen väger tyngre än medarbetarens intresse av att inte bli övervakad. Alla har rätt till ett privatliv, även på jobbet.
Du får inte använda uppgifterna för andra syften
En vanlig risk med positioneringsteknik är att uppgifterna börjar användas för andra syften än de samlades in för – så kallad ändamålsglidning. Om du exempelvis installerar en digital körjournal i tjänstebilar för att uppfylla rapporteringskrav till Skatteverket, får du inte använda uppgifterna från körjournalen för att analysera medarbetarnas prestationer eller arbetsmönster.
Du måste informera om positioneringsteknik
Om platstjänster är aktiverade i medarbetarnas mobiler måste du informera om hur de används. Du behöver berätta:
- vilka kontroller du gör
- varför du gör kontrollerna
- hur du kommer att använda informationen.
- var uppgifterna sparas
- hur länge uppgifterna sparas
- vem som har tillgång till uppgifterna.
Kom ihåg att det inte är tillåtet att använda platstjänster för att övervaka medarbetare i hemlighet. GDPR ger dina medarbetare flera rättigheter, exempelvis rätt att få information om hur deras personuppgifter hanteras av dig som arbetsgivare. Som arbetsgivare behöver du oftast förhandla med facket innan du aktiverar platstjänster i medarbetarnas jobbmobiler.
Kom ihåg att samtycke från medarbetare inte gör övervakning tillåten, eftersom de är i beroendeställning till dig som arbetsgivare.
IMY kan granska arbetsgivare
IMY är tillsynsmyndighet för GDPR och kan ingripa om en arbetsgivare går för långt när det gäller intrång i medarbetarbetarnas integritet. Anställda har rätt att klaga på sin arbetsgivares personuppgiftsbehandling till IMY vilket kan leda till en tillsyn mot arbetsgivaren. IMY kan också inleda tillsyn på eget initiativ.