När en arbetsgivare behandlar personuppgifter om dig måste det finnas ett behov. Uppgifterna får bara sparas så länge som det är nödvändigt. Du har rätt att få information om vilka uppgifter arbetsgivaren behandlar om dig. I vissa fall kan arbetsgivaren inte radera dem då det kan finnas rättsliga skyldigheter eller ett avgörande berättigat intresse att fortsätta behandla dem.
Arbetsgivaren har rätt att behandla personuppgifter om dig av flera olika skäl, till exempel för att kunna betala ut din lön. Din arbetsgivare ansvarar för din säkerhet och arbetsmiljö vilket också kan vara skäl för att behandla uppgifter om dig. Behandlingen av dina personuppgifter ska alltid vara sakligt motiverad i verksamheten. Den får inte utföras på ett alltför närgånget eller omfattande sätt.
Som anställd har du samma rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR) som du har i övrigt, bland annat
- rätt till information
- rätt till tillgång i form av registerutdrag
- rätt till rättelse
- rätt att begära radering av dina personuppgifter.
När du söker jobb
När du söker en tjänst får arbetsgivaren behandla de personuppgifter som du anger i din ansökan till tjänsten. Arbetsgivaren får också behandla uppgifter om dig i anteckningar från intervjun och vid referenstagning. Uppgifterna får bara behandlas så länge de är nödvändiga för rekryteringsprocessen. Om arbetsgivaren vill spara uppgifterna för framtida rekryteringar krävs det att du samtycker till det.
Arbetsgivaren får spara uppgifterna så länge som du kan vidta rättsliga åtgärder, till exempel om du inte får tjänsten och vill överklaga beslutet. Som huvudregel ska dina personuppgifter raderas eller avidentifieras när inte längre behövs. Det framgår av principen om lagringsminimering i GDPR.
Om arbetsgivaren är en myndighet finns det krav på att bevara allmänna handlingar. Det kan innebära att dina personuppgifter måste sparas av den anledningen. Då kan uppgifterna bara raderas om det finns stöd för gallring, till exempel i gallringsföreskrifter.
En arbetsgivare har även rätt att samla in och kontrollera information om dig när du söker en tjänst och i vissa fall under pågående anställning. Det kallas bakgrundskontroll.
Under din anställning
När din arbetsgivare behandlar dina personuppgifter har du rätt att få information om när och hur dina personuppgifter behandlas. Det gäller både när uppgifterna samlas in och när du begär att få information.
Du har rätt att i förväg få tydlig information om vilka kontroller arbetsgivaren kan göra med hjälp av de uppgifter som arbetsgivaren samlar in om dig. Det kan till exempel vara kontroller av sjukfrånvaro och vård av barn (VAB). Informationen ska som huvudregel lämnas senast när uppgifterna samlas in, men behöver sedan inte lämnas vid varje kontrolltillfälle.
Kamerabevakning på arbetsplatsen
Din arbetsgivare får kamerabevaka på arbetsplatsen om det finns ett tydligt syfte med bevakningen. Tydliga syften kan vara att förhindra olyckor eller brottslighet. Anställda har ofta ett starkt intresse av att slippa bli kamerabevakade under arbetstid.
För att din arbetsgivare ska ha rätt att kamerabevaka arbetsplatsen krävs det att
- du blir informerad om att kamerabevakning sker
- det finns en rättslig grund
- övervakningen är proportionerlig.
Det är inte tillåtet att din arbetsgivare kamerabevakar
- i omklädningsrum eller på toaletter
- för att kontrollera din arbetsprestation.
Så får arbetsgivaren kamerabevaka på arbetsplatsen
GPS-spårning kan vara tillåtet
I vissa yrken är det vanligt med GPS-spårning. Det kan behövas, och är tillåtet, för logistik, säkerhet och planering. GPS-spårning ska inte användas utanför arbetstid och du har rätt att veta när spårningen sker.
Så får arbetsgivaren använda platstjänster (GPS)
Kontroll av din arbetsmejl och dator
Din arbetsgivare får i vissa fall kontrollera din arbetsmejl eller din arbetsdator om det finns misstanke om att du bryter mot ditt anställningsavtal. Arbetsgivaren kan även göra en kontroll om det behövs för verksamheten, till exempel vid längre frånvaro. Du ska få information om att detta kan göras av arbetsgivaren och intrånget ska vara så begränsat som möjligt. En slumpmässig eller systematisk övervakning är inte tillåten.
Loggning av din aktivitet i system
Om det behövs för IT-säkerheten på din arbetsplats, och du har fått information, får arbetsgivaren logga dina inloggningar och vilka system som används.
Muntliga uppgifter omfattas inte av GDPR
Muntliga uppgifter omfattas oftast inte av reglerna i GDPR. Det betyder att GDPR oftast inte gäller om din arbetsgivare nämner dina personuppgifter i ett samtal eller under ett möte. Detta gäller så länge det inte sker någon automatiserad behandling och personuppgifterna inte sammanställs i dataformat eller i ett manuellt register.
När du har avslutat din anställning
Din tidigare arbetsgivare får bara spara dina personuppgifter så länge det är nödvändigt och så länge arbetsgivaren kan motivera varför uppgifterna ska sparas. Det är extra viktigt att så kallade känsliga personuppgifter raderas så fort de inte behövs.
Din tidigare arbetsgivare kan ha behov av att spara dina personuppgifter även efter din anställning har avslutats. Det kan handla om rättsliga skyldigheter som till exempel arbetsrättsliga eller skatterättsliga skäl. Andra exempel kan vara avtal eller överenskommelser mellan er. Det kan också vara för att kunna hantera eventuella tvister när du har slutat.
Exempel på uppgifter som får sparas när du har avslutat din anställning är
- löne- och bokföringsuppgifter
- anställningsavtal och personalakter för att kunna hantera rättsliga krav
- uppgifter du lämnade i samband med rekryteringen, som till exempel ditt CV.
Gör så här om du misstänker att arbetsgivaren inte följer reglerna i GDPR
Om du misstänker att arbetsgivaren inte följer reglerna i GDPR ska du i första hand kontakta arbetsgivaren och ta upp problemet. Många verksamheter har ett dataskyddsombud som du kan vända dig till om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas.
Om du har pratat med arbetsgivaren men fortfarande misstänker att de inte följer reglerna i GDPR så kan du skicka in ett klagomål till IMY.