Administrativ handläggare

IMY befinner sig i en tillväxtfas och söker nu en administrativ handläggare till den administrativa enheten. Hos oss får du möjlighet att arbeta i en dynamisk verksamhet med ett viktigt uppdrag som påverkar alla medborgare i vårt samhälle.

Arbetsuppgifter

Som administrativ handläggare på IMY ingår du i ett team som har en central roll i myndighetens operativa ärendehandläggning. Du och dina kollegor arbetar tillsammans med myndighetens registratorer, arkivarier, verksjurister och övriga medarbetare på myndigheten. Du utgör ofta den första kontakten med myndigheten i våra nya ärenden vilket innebär att du har mycket externa kontakter med privatpersoner, företag, organisationer, journalister och andra myndigheter som kontaktar IMY via myndighetens telefon och mail.

Tillsammans med dina kollegor arbetar du med tips och personuppgiftsincidenter som anmäls till myndigheten. Du arbetar också med utlämnande av allmänna handlingar, sekretessprövning, diarieföring, expediering av myndighetens beslut och du sänder material till domstol när beslut överklagas.

I arbetsuppgifterna ingår också att ta fram olika former av verksamhetsstatistik och att administrera de ärenden som myndigheten handlägger tillsammans med våra systermyndigheter i andra länder inom EU. Du har ofta kontakt med organisationer inom EU och därför arbetar du ofta på engelska.

Arbetsuppgifterna kan komma att förändras och utvecklas och du förväntas bidra i arbetet med att utveckla rutiner och samarbetsformer med övriga myndigheten.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning eller motsvarande erfarenhet eller kunskap arbetsgivaren bedömmer likvärdig. Du har god erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Vi ser att du är en van datoranvändare med goda IT-kunskaper. Du arbetar obehindrat med office-paketet och det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av arbete i något elektroniskt ärendehanteringssystem, särskilt Platina.

Har du erfarenhet av administrativt arbete och ärendehandläggning på domstol eller annan myndighet är det meriterande, och vi ser att det är fördelaktigt om du har erfarenhet av att göra sekretessbedömningar vid utlämnande av handling. Erfarenhet från internationell verksamhet samt kunskap i ytterligare språk förutom svenska och engelska är även det meriterande.

                                                                                            
Dina personliga egenskaper

Som person är du ansvarstagande och noggrann. Du har en utpräglad känsla för service och trivs i en roll med stor variation i både tempo och arbetsbelastning. Du är effektiv och flexibel och har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter. Du prioriterar och omfördelar dina arbetsuppgifter självständigt beroende på hur arbetsdagen och gruppens förutsättningar ser ut.                     

IMY befinner sig i en intensiv utvecklingsfas och det är därför viktigt att du kan organisera och genomföra ditt arbete på ett effektivt sätt även vid hög arbetsbelastning. Du driver ditt arbete framåt med stort engagemang. Du trivs bra i arbete tillsammans med dina kollegor och du samarbetar på ett utvecklingsorienterat och konstruktivt sätt. Du är resultatinriktad, når uppsatta mål och håller tidplaner med god kvalitet i dina resultat.

Du är van att arbeta med dator och telefon som arbetsverktyg och har lätt för att anpassa ditt budskap så att motparten förstår oavsett om du kommunicerar med våra medborgare eller andra myndigheter runt om i Europa. Som representant för myndigheten är du förtroendeingivande, tydlig och har förmågan att bygga tillitsfulla relationer, även via telefon och i dina kontakter via e-post.

Vi lägger mycket stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Tjänsten

Anställningen är tillsvidare på heltid, med provanställning på sex månader. Du kommer vara placerad på den administrativa enheten och kommer att rapportera till den administrativa chefen. Du kommer att arbeta i våra trevliga aktivitetsbaserade lokaler centralt i Stockholm.

Frågor om tjänsten

För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna

• Administrativ chef Marita Öberg, 08- 657 61 2961 41
• HR-specialist Rebecca Svanedal 08- 657 61 05
• Facklig företrädare, Olivia Törnell Andersson (Saco-S), 08-515 145 13.  

Hur ansöker jag?

Sista dag för ansökan är den 8 december 2025. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på imy.se/ledigajobb. Tjänstens referens är 2025-19454.

När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMY:s anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare